Ansvaret er jeres, også uden data
Producentansvaret følger varen, ikke emballagen: pligten ligger hos den virksomhed, der sætter varen på det danske marked, typisk brand owneren eller importøren. Jeres leverandør i Polen, Kina eller Portugal har ingen pligt over for Dansk Producentansvar, og det har emballagefabrikken bag dem heller ikke. Når indberetningen mangler vægte, er det derfor jer, der står med hullet, uanset hvor tallene burde være kommet fra.
Den mest udbredte strategi er samtidig den dårligste: at vente. Mange skriver til leverandørerne én gang, får svar fra et par stykker og lader resten ligge, til fristen nærmer sig. Vend det om: send forespørgslen tidligt, sæt en venlig frist, og byg regnskabet parallelt med de svar, der kommer ind. Hullerne kan lukkes undervejs med datablade og egne vejninger, som beskrevet længere nede; et regnskab bygget af de svar, der kom, plus dokumenterede egne målinger for resten, slår altid et regnskab, der venter på at blive komplet.
Hvad I beder om, pr. komponent
Bed om tre ting for hver emballagekomponent: materialet, vægten i gram pr. styk og, hvor leverandøren kender den, den genanvendte andel i procent. Komponenten er den mindste del, der kan skilles fra resten: flasken, låget og etiketten er tre komponenter med hver sit materiale, ikke én emballage med én vægt.
Grunden til at spørge pr. komponent er indberetningens form. Mængderne skal opgøres pr. materialekategori, og en flaske med pumpe er typisk to forskellige plasttyper og en fjeder af metal. En samlet vægt pr. produkt ser færdig ud, når den lander i indbakken, men den kan ikke skilles ad i materialer bagefter, og så starter korrespondancen forfra. Den genanvendte andel ligner et felt, der kan vente, men bed om den med det samme: dokumentationskravene i EU's emballageforordning (PPWR) spørger efter den, blandt andet for plast, og leverandøren har tallet fremme alligevel, når vægten alligevel skal findes.
Send det samme skema til alle leverandører, med faste kolonner og én enhed, gram pr. styk. Frie svar giver frie formater, og så flytter oprydningen hjem til jer. Hvordan felterne hænger sammen med resten af regnskabet, står i datamodel-afsnittet i guiden om emballageregnskab.
Brevskabelonen
Brevet nedenfor kan sendes, som det står; udskift pladsholderne i kantede parenteser. Det er kort med vilje: leverandøren skal kunne svare uden at booke et møde. Og det forklarer hvorfor, lovkrav, ikke nysgerrighed, for den sætning er erfaringsmæssigt forskellen på et svar og en venlig tavshed.
Emne: Emballagedata til lovpligtig indberetning Kære [leverandør] Vi er omfattet af det udvidede producentansvar for emballage i Danmark og skal hvert år indberette, hvad vores emballage vejer, materiale for materiale. Tallene findes hos jer, og derfor skriver vi. For varenumrene [varenumre] beder vi om følgende pr. emballagekomponent (fx flaske, låg og etiket hver for sig): - komponentens navn - materiale (fx PET, HDPE, pap, glas) - vægt i gram pr. styk - genanvendt andel i procent, hvis I kender den Vi spørger, fordi loven kræver tallene af os, ikke af nysgerrighed. En samlet vægt pr. produkt kan vi desværre ikke bruge, da indberetningen skal opgøres pr. materiale. Må vi bede om svar senest [dato]? Sig endelig til, hvis noget er uklart, eller hvis det er nemmere at sende jeres eksisterende datablade, så finder vi tallene dér. Venlig hilsen [navn] [jeres virksomhed]
En engelsk version til udenlandske leverandører er det oplagte næste skridt; den er ikke skrevet endnu, så indtil da må I oversætte brevet selv. Behold strukturen, når I gør: listen med de fire felter og den venlige frist er det, der gør svaret brugbart.
Når leverandøren ikke svarer
Rykkere koster tid, så brug dem, hvor vægten er. Tommelfingerreglen er, at omkring 20 % af varenumrene står for 80 % af emballagevægten: gang solgte enheder med et groft vægtskøn pr. varenummer, sortér efter resultatet, og jag svarene fra toppen af listen. De mange små varenumre i bunden flytter sjældent gebyret, og deres huller kan vente.
Tjek, hvad I allerede har, før I rykker anden gang. Tekniske specifikationer, datablade og spec sheets fra dengang emballagen blev valgt, angiver ofte materiale og vægt pr. komponent; ligger dokumentet i indkøbsafdelingens arkiv, er svaret der allerede, og leverandøren skal slet ikke spørges.
Sidste udvej er vægten: tag en prøve fra lageret, skil emballagen ad, og vej komponenterne hver for sig. Små komponenter som etiketter vejes ti ad gangen, hvorefter der deles med ti. Notér ved hvert tal, hvor det kommer fra, leverandørsvar, datablad eller egen vejning, og skriv antagelsen åbent ned, når I skønner. En dokumenteret antagelse kan forsvares over for en revisor og rettes, når det rigtige tal kommer; et tal uden historie kan kun gættes om igen.
Tre fejl, der går igen
1. Enhedsrod i svarene
Svarene kommer i kilo pr. tusinde styk, gram pr. kolli og alt derimellem, også når skemaet bad om gram pr. styk. Omregn i samme øjeblik, svaret lander, og gem leverandørens originaltal ved siden af, så omregningen kan efterprøves, hvis et tal senere ser mærkeligt ud.
2. Bruttovægt i stedet for emballagevægt
Datablade angiver ofte varens samlede vægt med indhold, og så bliver to hundrede gram creme pludselig talt med som emballage. Indberetningen gælder emballagens vægt alene; spørg altid, om tallet er med eller uden indhold, når en komponent ser tungere ud end sine naboer.
3. Glemte transportemballager
Brevet spørger om flasken og låget, men pallen, strækfilmen og mellemlægget glemmes, selv om transportleddet er omfattet på lige fod. Bed også om vægtene på det transportled, der følger varen videre ud til jeres kunder, og vej selv det, I selv pakker om.
Fra svar til regnskab
Brevet og skemaet er det, leverandørportalen i Aserværk automatiserer: I vælger varenumrene, leverandøren får et link og taster materiale og vægt pr. komponent direkte ind, og svaret lander i regnskabet i stedet for i en indbakke. Vil I holde det i regneark først, har import-skabelonen guidens kolonner klar, én række pr. komponent, og omfattet-testen afklarer, om pligten overhovedet gælder jer.
Guiden er skrevet af Aserværk, en privat dansk softwarevirksomhed: ikke en myndighed og ikke en kollektivordning.